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Themen von A-Z


 

 

 

Regelung der Abwesenheiten am Geographischen Institut


Für alle MitarbeiterInnen, einschließlich ProfessorInnen, gilt folgende Regelung:

An allen Werktagen gilt grundsätzlich Anwesenheitspflicht. Bei ProfessorInnen gilt eine Anwesenheitspflicht von 4 Tagen in der Woche innerhalb der Vorlesungszeit. Alle Abwesenheiten sind zu dokumentieren. Das gilt auch für ProfessorInnen am 5. Tag der Woche und in der Vorlesungsfreien Zeit.

 

 

Beihilfe


Unter bestimmten Bedingungen können MitarbeiterInnen der Universität Bonn Beihilfen beantragen. Einen umfassenden Einblick zu dem Thema gibt die Hochschulbeihilfestelle im Intranet der Universität Bonn.

 

 

Beschaffungen


Alles Wissenswerte zum Thema Beschaffungen in der Universität findet man auf den Seiten der Abt. 5.3 - Zentrale Beschaffung. Hier ist auch eine kurze Liste mit den gängigen Vorgaben und Fragen zu finden.

 

Bevor Sie allerdings eine Beschaffung anstoßen, denken Sie bitte an vier Punkte:

  • Fragen Sie einmal die entsprechenden MitarbeiterInnen im Hause nach evtl. schon vorhandenen Geräten bzw. Komponenten.
  • Bei Beschaffungen aus dem IT-Bereich und Technik halten wir im Institut eine Reihe von Rahmenverträgen und -vereinbarungen, aus denen heraus oft deutlich günstiger bestellt werden kann als über die normalen Bestellwege. Ansprechpartner hier ist Norbert Grötsch (Tel. 0228 73-9445).
  • Rechnungen sind im Original  und Kopie unter Angabe der Kostenstelle im Geschäftszimmer (Raum 113) einzureichen bzw. in das Fach im Postfachzimmer zu legen. Dort werden sie durch die Geschäftsleitung sachlich richtig gezeichnet und an die Haushaltsabteilung der Universität zur Zahlung weitergeleitet.
  • Die Beschaffung von Literatur erfolgt ausschließlich über die Bibliothek, da alle durch Universitätsmittel angeschaffte Literatur inventarisiert werden muss. Dazu reichen Sie bitte die benötigten Angaben (Titel, Verlag, ISBN), wenn möglich auch den Verlagsprospekt, in der Bibliothek bei Frau Vogt-Schmickler (Raum 105) ein. Zusätzlich wird die Information benötigt, an welchem Standort die Bücher stehen sollen (Bibliothek, Projekt, Arbeitsgruppe). Nach Beendigung des Projekts gehen diese Bücher alle in die Bibliothek zurück. Bestellungen über Amazon sind durch die Bibliothek leider nicht möglich. Sollten Sie eigenständig Bücher gekauft haben (Tagung o.ä.), dann ist eine Kostenrückerstattung nur nach der Inventarisierung in der Bibliothek möglich, unabhängig vom Standort des Buches.

 

 

Corporate Design (GIUB's Vorlagen)


Um die folgenden Vorlagen für Office-Dokumente nutzen zu können, werden die Hausschriften der Uni-Bonn (seit 2017 "Exo2") benötigt. Zur Installation ...

  • laden Sie die Schriften auf Ihren Rechner. Sie liegen hier als ZIP-komprimiertes Archiv vor.

 

  • klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diese Datei und wählen den Menüpunkt "Alle extrahieren" aus und bestätigen das Extrahieren der Schriften in dem dann erscheinenden Fenster.
  • es erscheint eine Übersicht aller verfuegbarer Schriften. Wählen Sie alle Schriften aus, klicken mit der rechten Maustaste in die Markierung und wählen den Menüpunkt "Installieren".

Danach werden die Schriften in das System kopiert, so dass Sie das Archivverzeichnis und das ZIP-Archiv selber löschen können


An Vorlagen stehen Ihnen dann zur Verfügung:

Brief- und Faxvorlagen

Falls Ihnen ZIP-Dateien zum Herunterladen angeboten werden:
1. Drücken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie "Speichern unter...".
2. Wählen Sie "Alle Dateien" anstatt "Zip Archive" aus.

 

Präsentationsvorlagen

 

Institutslogo

 

 

 

Dienstfahrzeug / Institutsbus


Für Dienstfahrten steht der Fahrzeugpool der Fahrbereitschaft der Universität zur Verfügung.

Für das Führen eines Dienstfahrzeuges ist eine Behördenerlaubnis notwendig. Alle Infos in der Abteilung 4.1

Der eigene PKW kann auch als Dienstfahrzeug angemeldet werden. Hierzu ist ein Antrag bei der Abteilung 4.1 zu stellen. Informationen entnehmen Sie bitte dem Rundschreiben Nr. 05/2013 des Kanzlers.

 

 

 

Dienstgang


Dienstgänge sind Gänge oder Fahrten innerhalb Bonns zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb der Dienststätte.

Bei Dienstgängen müssen Sie den Grund und die voraussichtliche Dauer der Abwesenheit bei Ihrem/Ihrer Vorgesetzten oder im Bereichssekretariat hinterlassen. Alternativ können Sie auch das Online-Formular im Intranet benutzen.

 

 

Dienstreise


Dienstreisen sind Reisen zur Erledigung von Dienstgeschäften außerhalb von Bonn. Auch die Durchführung von Exkursionen und Geländepraktika sind Dienstreisen und müssen angezeigt werden. Die Anzeige bekommt Ingrid  Zeh.

Eine Dienstreise müssen Sie rechtzeitig (der Antrag muss geprüft sein, bevor kostenwirksame Aktivitäten wie Ticketkäufe durchgeführt werden) mit dem Formblatt "Antrag auf Dienstreise" (Vordruck Nr. 0398) beantragen. Dort kreuzen Sie bitte den Punkt "Anzeige in unfallrechtlicher Hinsicht" an, das Ankreuzen des anderen Punkts "Antrag auf Dienstreise" würde bedeuten, dass die Kosten von der Uni Bonn übernommen werden sollen, was aber faktisch nie genehmigt wird. Den Antrag lassen Sie von Ihrem/Ihrer direkten Vorgesetzten unterschreiben.
Bei Dienstreisen in der Vorlesungszeit müssen Sie zudem dokumentieren, ob Lehrveranstaltungen betroffen sind und wie das Lehrangebot gesichert wird.

Formulare zur Abrechnung einer Dienstreise finden Sie auf der Reisekostenseite der Abt. 3.3.


ProfessorInnen müssen Dienstreisen in der Vorlesungszeit, die drei Tage oder länger dauern, formlos über GD, Fachgruppe oder Dekanat an das Rektorat beantragen.

 

 

Elektronische Abwesenheitsnotiz


Bitte schalten Sie bei Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit etc.) immer eine Abwesenheitsnotiz, wenn Sie Ihre Mails nicht abrufen.

Vorschlag für den Text:

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Vom XX bis XX bin ich nicht im Büro erreichbar. Nach meiner Rückkehr werde ich Ihre E-Mail so schnell wie möglich bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass Ihre E-Mail nicht weitergeleitet wird. In dringenden Fällen wenden Sie sich daher bitte an XXX (Email: XXX, Tel.: XXX). Danke für Ihr Verständnis. Vor- und Nachname.

Bei GIUB-Mailadressen bitte Norbert Grötsch (norbert@geographie.uni-bonn.de) eine Mail mit den Daten der Abwesenheit schreiben. Er erstellt die Abwesenheitsnotiz für Sie.

Bei Uni-Bonn-Adressen siehe Anleitung PDF-Datei.
 

 

 

Erste Hilfe


Am Geographischen Institut befinden sich an mehreren zentralen Standorten Verbandkästen zur Ersten Hilfe, sowie elf ausgebildete Ersthelferinnen und Ersthelfer. Diese finden Sie in den entsprechend gekennzeichneten Räumen:

Erste-Hilfe

Eine Liste aller Ersthelfer und Standorte von Verbandskästen finden Sie hier.

 

Maßnahmen zur Ersten Hilfe finden Sie auch hier unter:

 

 

 

Fernleihe


Wenn Sie in der Universitätsbibliothek erstmalig die Fernleihe beantragen, füllen Sie bitte dieses Formular aus. Bei der Angabe der Kostenstelle ist es wichtig, dass Sie neben der Institutskostenstelle (618 000) auch Ihren Bereich mit angeben:

z.B. 618 000 / 03 für den Bereich 3.

 

Das Formular muss nicht vom/ von der Geschäftsführenden DirektorIn unterschrieben werden, da diese/r ja nicht über Bereichsmittel verfügen kann. Der/die direkte Vorgesetzte (also der/die entsprechende Prof. des Bereiches) muss den Antrag unterschreiben !

 

Forschungssemester


ProfessorInnen, die ein Forschungssemester planen,reichen den ausgefüllten Antrag zusammen mit einer Übersicht über die vorgeleistete Lehre 6 Monate vor Beginn des Forschungssemesters bei der/dem GD ein. So besteht die Möglichkeit für das Studienmanagement, die Lehrplanung für das betreffende Semester bestmöglich zu planen. Der Antrag wird dann über die Fachgruppe und das Dekanat an den Rektor weitergeleitet.

Fundsachen


Fundsachen werden im GIUB bei der Bibliotheksaufsicht abgegeben. Auch Dinge, die in Seminarräumen o.ä.liegen bleiben, finden sich hier wieder.

In regelmäßigen Abständen werden nicht abgeholte Fundsachen in das Fundbüro der Stadt Bonn gebracht.

 

Homeoffice


 

Im Grundsatz besteht für wissenschaftliche und nichtwissenschaftliche Beschäftigte Präsenzpflicht am Institut. „Homeoffice“ ist für wissenschaftliche Beschäftigte ausnahmsweise möglich, wenn der/die Vorgesetzte zugestimmt hat. Eine Änderung des Arbeitsvertrages ist dazu nicht notwendig. Allerdings muss die Erreichbarkeit per Telefon und Email sichergestellt sein (ggf. Privatnummern im Zentralbereich und Festlegung der Arbeitstage hinterlegen).

 

 

 

Job-Ticket (Großkundenticket)

 


Über die Universität Bonn besteht die Möglichkeit ein Job-Ticket (Großkundenticket) des VRS, sowie der entsprechenden Übergangsgeselschaften, zu erwerben. Die Laufzeit des Tickets beträgt jeweils ein Jahr und läuft wie ein Abo weiter.

Näheres zu dem Ticket finden Sie hier.

 

 

Krankheit


Eine Krankheit ist der/dem Vorgesetzten sowie dem Geschäftszimmer Tel.: 0228 73-7290 (agries@uni-bonn.de) oder im Postfachzimmer Tel.: 0228 73-5962 (raum@geographie.uni-bonn.de) sofort bei Dienstbeginn telefonisch oder per Mail zu melden.
Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, hierbei zählen die Wochenenden mit, hat der/die Arbeitnehmende eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens an dem darauf folgenden Arbeitstag dem Geschäftszimmer (Raum 113) oder dem Postfachzimmer (Raum 102) vorzulegen. Bei einer Erkrankung im Urlaub muss der/die Dienstvorgesetzte unverzüglich unterrichtet werden. Die Dienstunfähigkeit ist vom ersten Krankheitstag an durch ein ärztliches Attest nachzuweisen. Nur in diesem Fall werden die Tage der Dienstunfähigkeit nicht auf den Urlaub angerechnet.

WICHTIG: Informieren Sie in jedem Fall das Geschäfts- oder Postfachzimmer, wenn Sie wieder gesund sind!

 

 

 

Laptop Ausleihe

 


Wenn Sie in einem Raum ohne feste Rechnerinstallation eine Veranstaltung haben und kein eigenes Laptop einsetzen wollen, können Sie für die Veranstaltung gerne ein Laptop bei dem Support ausleihen. Beachten Sie bitte, dass auf diesem Laptop nur die normale Präsentationssoftware und keine Spezialsoftware installiert ist.

Sie können das Laptop direkt bei der Raumanfrage mit reservieren oder sich auch gerne direkt an den Support der Geographie wenden.

 

 

 

 

Notrufe

 


Notfälle Betriebstechnik der Universität

Die Rufnummern bei Notfällen im betriebstechnischen Bereich der Universität während und außerhalb der normalen Dienstzeit:

In der Zeit von 8 Uhr bis 15:30 Uhr (montags bis freitags) ist die Rufnummer 73-7600 anzuwählen. Bei dringenden technischen Notfällen an der technischen Gebäudeausrüstung wählen Sie außerhalb des oben genannten Zeitraumes die Rufnummer 1111. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte dem Rundschreiben 01/2010.

 

NOTRUF 112 (Unfall, Feuer) von jedem Telefon der Universität

  • Wo geschah es ?
  • Was geschah ?
  • Wie viele Verletzte ?
  • Welche Arten von Verletzungen ?
  • Warten auf Rückfragen !

Weitere Informationen finden Sie auch auf der Notrufseite der Berufsfeuerwehr.

 

Verhalten bei Einbrüchen, Diebstählen etc.

Bei Feststellung eines Einbruches in ein Gebäude oder einen Raum ist der Bereich durch geeignete Maßnahmen (Absperren mit rot/weißem Band, Anbringen eines Schildes etc.) zu sichern. Es soll erreicht werden, dass der Bereich nicht betreten werden kann. Dies dient unter anderem der Sicherstellung von Spuren, die der Polizei bei der Aufkklärung helfen können.

Räume in die eingebrochen wurde, bitte nicht betreten !!

Benachrichtigen Sie bitte:

  • Polizeiwache Bornheimerstraße
    Tel.: 15-4511
  • Clusterleitung der Abt. 4.1, Cluster Poppelsdorf, Herr Neubarth: 
    Tel.: 73-4756 oder 0163 7337855
  • Abt. 4.1 - das Geschäftszimmer, Frau Lemmen - Tel.: 73-7500
    oder Herr Hartenfels - Tel.: 73-7757 oder 0163 7337859
    oder in Notfällen (nachts, Wochenende, feiertage) die Firma ASPO - Tel.: 0228 914730
  • Die verantwortlichen MitarbeiterInnen im betreuten Bereich.

 

 

 

Parken

 


Das Parken auf dem Universitätsgelände ist gebührenpflichtig. Sie können für wenige Stunden einen Parkausweis am Parkscheinautomat ziehen, in der Universitätsverwaltung (Abt. 4.1, Raum 0.083) einen 10er Block Tagestickets für 12,00 € kaufen oder einen Parkausweis für Beschäftigte mit monatlicher Abbuchung beantragen. Alle Infos und Anträge hier.

 

 

 

Personaleinstellungen


In Einstellungsangelegenheiten unterstützt Sie der Zentralbereich (Sonja Hock und Anja Gries). Nehmen Sie diese Unterstützung bitte bei Einstellungen aus Haushaltsmitteln (aus zentralen Hilfskraftgeldern, dem Personalbudget und den QV-Mitteln) in Anspruch.

 

Fristen: Wissenschaftliche MitarbeiterInnen

Seit Einführung der Personalmittelbudgetierung laufen Einstellungsanträge aus Plan-, HSP- und Berufungsmitteln über den Budgetmanager (Holger Voss) und bedürfen der Unterschrift des budgetverantwortlichen Fachgruppenvorsitzenden. Verträge, die eine Laufzeit von zwei Jahren überschreiten, sind zudem über das Dekanat an die Personalverwaltung zu schicken. Um zu gewährleisten, dass die Anträge fristgerecht drei Wochen vor Vertragsbeginn der Personalverwaltung vorliegen, müssen die Anträge mit einer Laufzeit von bis zu zwei Jahren spätestens vier Wochen vor Vertragsbeginn über Frau Hock an Herrn Voss weitergeleitet werden. Alle langfristigen Verträge sind daher bereits 6-8 Wochen vor Vertragsbeginn auf den Weg zu bringen. Bitte beachten Sie auch das Rundschreiben vom 9/2014 das besagt, dass die Arbeitsverträge von wissenschaftlichen MitarbeiterInnen im Regelfall mindestens 1 Jahr umfassen.

 

Fristen: Studentische Hilfskräfte (SHK)

Einstellungsanträge müssen spätestens 14 Tage vor Vertragsbeginn der Verwaltung vorliegen. Teilen Sie bitte rechtzeitig per Mail Namen, Kontaktdaten, Lauf- , Wochenarbeitszeit und Verbuchungskonto mit.

 

Fristen: Wissenschaftliche Hilfskräfte (WHK)

Im Unterschied zu den Studentischen Hilfskräften bedarf die Einstellung von Wissenschaftlichen Hilfskräften der Zustimmung des Personalrats. Aus diesem Grund müssen die vollständigen Unterlagen spätestens drei Wochen vor Vertragsbeginn der Verwaltung vorliegen.

 

Einstellung aus Drittmitteln

Da die Drittmittelverwaltung nicht im Verantwortungsbereich des Zentralbereichs liegt, bitten wir darum, dass Sie sich selbst um die Einstellungen aus Drittmitteln kümmern. Alle notwendigen Formulare stehen im Intranet der Personalabteilung zum Download bereit. Für die Kalkulation der Hilfskraftkosten steht im Intranet der Abt. 7.4 zudem ein komfortables Excel-Tool zur Verfügung. Gerne stehen Sonja Hock oder Anja Gries auch beratend zur Seite.

 

 

 

Tagungen / Veranstaltungen


Mit dem Rundschreiben Nr. 13-2014 der Verwaltung besteht die Verpflichtung für alle Veranstaltungen vorher eine Genehmigung der Verwaltung einzuholen, die nicht im Rahmen des regulären Betriebes stattfinden.

Insbesondere geht es um alle Veranstaltungen, die nicht direkt mit der Lehre bzw. der Sebstverwaltung verbunden sind. Besonders jene, bei denen Auswärtige anwesend sind. Das können im Zweifelsfall auch einfache Vortragsveranstaltungen sein

Alle Veranstaltungen die offensichtlich einzelne Räume überfüllen oder erhöhte Brandlasten, z.B. durch Stellwände, Stehtische etc, auf den Fluchtwegen erzeugen, können nicht mehr genehmigt werden.

 

Nach der erfolgreichen Anmeldung einer Veranstaltung, bekommt man hier alle wissenswerten Informationen für die TeilnehmerInnen.

 

 

 

Telefon

 


Wissenswertes um das Telefon

Alle Belange rund um das Diensttelefon werden zentral von der Abt. 4.3 - Technisches Facility Management bearbeitet. Dort finden Sie u.a. AnsprechpartnerInnen

  • bei technischen Störungen 
    Tel.: 7600 (Montags bis Freitags 8 - 15:30 Uhr)
  • zur Änderung des Displays
    via Mail an Frau Riedl

Wenn Sie im Telefonbuch der Universität eingetragen werden wollen, können Sie sich auch direkt an Ingrid Zeh (Tel.: 8457) wenden.

 

 

 

 

Transponder / Schlüssel

 


Die Schließanlage am Institut ist ein Transpondersystem. Ein Transponder kann die Berechtigung für eine oder mehrere Schließungen beinhalten.

Die Transponder werden ausschließlich personenbezogen ausgestellt. Jeder Mitarbeiter erhält auf Antrag einen Transponder mit den notwendigen Zugangsberechtigungen.

 

Türschilder

 


Bei Neubezug oder Umzug in einen anderen Raum am Institut stellen Sie bitte sicher, dass das Türschild mit Ihrem Namen versehen wird. Dazu wenden Sie sich entweder an das Postfachzimmer ( Tel. 5962) wenn Sie im Gebäude Meckenheimer Allee 166 arbeiten oder drucken sich den unter dem Link befindlichen Vordruck selber aus, der auch zu den Türschildern im Geozentrum passt.

 

 

 

Urlaub


 

ProfessorInnen und wissenschaftliche MitarbeiterInnen müssen ihren Erholungsurlaub in der vorlesungsfreien Zeit nehmen, wenn sie im Rahmen ihrer Dienstaufgaben zur Lehrtätigkeit verpflichtet sind. ProfessorInnen müssen ihren Urlaub im Dekanat anzeigen und eine Information an das Geschäftszimmer geben.

MitarbeiterInnen müssen den Urlaubsantrag mindestens 1-2 Wochen vor dem Urlaub ausfüllen und vom Vorgesetzten genehmigen lassen. Den Urlaubsantrag bitte im Anschluss im Postfachzimmer (Raum 102) abgeben.

Im Falle des Überstundenabbaus muss dem Urlaubsantrag eine, vom Vorgesetzten unterschriebene, Auflistung der angefallenen Überstunden angeheftet sein. Die Überstunden müssen vorab genehmigt worden sein.

Teilzeitbeschäftigte müssen eine Aufteilung ihrer vertraglich vereinbarten, wöchentlichen Arbeitszeit mit dem Fachvorgesetzten absprechen und Abweichungen von der regelmäßigen Arbeitszeit (5-Tage Woche) schriftlich festhalten. Wenn diese Vereinbarung beinhaltet, dass regelmäßig an weniger als 5 Tagen in der Woche gearbeitet wird, ist das Geschäftszimmer zu informieren und der jährliche Urlaubsanspruch neu zu berechnen.


Urlaubsanspruch Angestellte / Beamte

Beschäftigung 12 Monate an 5 Tagen =  30 Tage, 6 Wochen
Beschäftigung 12 Monate an 4 Tagen =  24 Tage, 6 Wochen
Beschäftigung 12 Monate an 3 Tagen =  18 Tage, 6 Wochen

 

Urlaubsanspruch SHK / WHKs siehe hier

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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